Problema no. 11. Ejercicios de Prácticas de Archivo

Por Angela Regina Núñez Alonso

“Se debe recordar que la finalidad del archivo no es simplemente guardar, sino hacerlo con tal método que el aspecto dominante de los negocios que se archivan, que es el primero que viene a la mente, sirva de base al sistema adoptado y conduzca lógicamente al fácil entendimiento de todos los que lo manejan y el rápido encuentro de los documentos que se buscan”.

Agustín de la Llera

En los acervos bibliográficos del Archivo Histórico EBC contamos con diversos materiales producidos por docentes de la Bancaria para la enseñanza de la organización de oficinas, como es el caso del libro titulado Documentación y prácticas comerciales publicado en 1945, en coautoría con Ignacio Carrillo Zalce, Agustín de la Llera y Mariano Alcocer y el Problema no. 11 Ejercicios de Prácticas de Archivo, publicación que estuvo a cargo del licenciado Ignacio Carrillo Zalce, quien fue director administrador de la revista Banca y Comercio y ejerció los cargos de Secretario General, director de la carrera de Secretaria y docente de la EBC por más de 40 años.

El Lic. Ignacio Carrillo Zalce fue un maestro muy querido por sus estudiantes, enseñó la materia de Derecho y a las alumnas inscritas en el primer año de la carrera de Secretaria, la de Documentación y prácticas comerciales, a las de segundo año de la carrera de Secretaria Bilingüe la de Organización General y Prácticas de oficina, a los alumnos que cursaban el primer año de las carreras de Contador Privado y Funcionario Bancario: Introducción al mundo de los negocios y organización de oficinas y a los de segundo año de Contador Privado y Funcionario Bancario: la de Organización de oficinas.

Algunos de nuestros Amigos del Museo EBC nos han platicado que cuando estudiaban en la Bancaria llevaban una cajita muy especial para realizar sus prácticas. “Una especie de archivo pequeño donde acomodaban la documentación detalladamente”. Sin duda alguna, se referían al Problema no. 11, Ejercicios de Prácticas de Archivo, una caja con prácticas de archivo publicada por editorial Banca y Comercio.

La caja que conservamos corresponde a la cuadragésima edición impresa en 1996 en los talleres de Contabilidad Ruf, la primera edición data de 1956. El objetivo de la publicación era que los alumnos que cursaban las materias de Organización de oficinas aprendieran como se organizaba un archivo, para ello realizaban diversas prácticas con el contenido de la caja que consistía en:

  1. Sobre especial para guardar material que no se esté utilizando. 
  2. 110 documentos comerciales numerados progresivamente. 
  3. 102 carpetas para expediente. 
  4. 16 guías de 1ª posición 
  5. 28 guías de 2ª posición. 
  6. Un juego de guías alfabéticas de 5 posiciones para catálogo. 
  7. 80 tarjetas de catálogo blancas. 
  8. 10 tarjetas de catálogo color rosa. 
  9. 5 formas no. 3, color azul, para referencias cruzadas. 
  10. 1 forma no. 2, de etiquetas para rotular guías. 
  11. 5 formas no. 5, que totalizan 300 tirillas para rotular expedientes. 
  12. 1 forma no. 1, con etiquetas para rotular el “cajón archivador”. 
  13. 1 forma no. 4, con etiquetas para colocar al centro de una pieza de cartulina, como “charola de clasificación” alfabética. 
  14. Un instructivo. 

Está caja clasificadora concentraba todas las referencias necesarias en un sistema de fácil localización mediante las tarjetas guías y subguías. Las tarjetas se colocaban de forma escalonada, los grupos de tarjetas se separaban con guías y para ordenar por clase se agrupaban por colores, lo que permitía a simple de vista saber si los registros estaban correctamente clasificados.

El material es muy interesante, nos remite a la experiencia y dedicación con la que en la EBC se enseñaba a los estudiantes que la organización de archivos era necesaria para la correcta administración de un negocio.

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  1. "Semblanza de Ignacio Carrillo Zalce (1915 – 1985)" en Museo EBC. Online http://museoebc.org/eventos/semblanza-de-ignacio-carrillo-zalce
  2. "Entrevista Adriana Guzmán Pérez. Secretaria ejecutiva generación 1979 – 1981" en Museo EBC. Online http://museoebc.org/eventos/adriana-guzman-perez
  3. Carrillo Zalce, Ignacio. Ejercicios para Organización de oficinas.  México, Editorial Banca y Comercio, S.A. 10ª edición. Reimpresión, 1988.
  4. Carrillo Zalce, Ignacio. Ejercicios de práctica de Archivo. México, Editorial Banca y Comercio, 40ª edición. Reimpresión, 1996.
  5. Carrillo Zalce, Ignacio, et. al., Documentación y prácticas comerciales. México, Banca y  Comercio, 1ª ed., 1945.
  6. Programa de estudios Documentación y prácticas comerciales de primer año de la carrera de secretaria, 1977.
  7. Programa de estudio Introducción al Mundo de los Negocios y Organizaciones de 1er año de C.P. y F.B., 1977.
  8. Algunos problemas de archivo, en Crédito, VII, 1,  julio 1947, pp. 11.
  9. Notas bibliográficas. La práctica comercial en formas adecuadas para ella, en Crédito, XVI, 4, julio 1956, pp. 49-50.