Comunicación en la correspondencia empresarial.

Por Angela Regina Núñez Alonso

La correspondencia es el arte de conversar a distancia por medio de la escritura.

La correspondencia es un medio de comunicación empleado por el hombre desde la antigüedad, en diversos archivos del mundo podemos sumergirnos en miles de cartas que se conservan en diversos materiales: madera, arcilla, papiros y papel.  Epístolas bíblicas, misivas de reyes, emperadores, literatos, familiares, hasta de gente desconocida. 

Al leer las cartas, además de brindarnos conocimientos sobre diversos temas y circunstancias, descubriremos que las formas en que fueron escritas no eran tan comunes, y es que con el paso del tiempo han cambiado sus normas y estilos, hasta llegar en la actualidad al email o correo electrónico. Sabido es, que la comunicación en las empresas es fundamental, ya que es un factor esencial para su desarrollo, y la redacción de la correspondencia en este sentido juega un papel muy importante en este proceso de comunicación.

El libro

El texto Comunicación en la correspondencia empresarial  de María del Carmen G. de González Saíffe está orientado a la comunicación escrita de la correspondencia empresarial, planteando una metodología estructural[1] de los documentos. El objetivo del libro fué didáctico, una guía de redacción o composición organizada de los diferentes tipos de correspondencia en el ambito empresarial. 

El libro posee encuadernación rústica y fue impreso en los Talleres Gráficos de Contabilidad RUF Mexicana. La primera edición data de 1982 y la segunda de 1990, posee ISBN y, en el colofón se asienta el folio 210 de un tiraje de 1000 ejemplares.

La obra fue empleada por los alumnos de la Escuela Bancaria y Comercial en la asignatura de Correspondencia Moderna. El contenido está distribuido en  37 capítulos.

La primera parte del libro aborda el tema de la importancia de la comunicación escrita, en éste sentido los textos se nos presentan como procesos cognitivos complejos que afectan la identificación y la relación de los significados en distintos contextos, a la ordenación de la información y a la integración formal del contenido.  La segunda sección  se conforma por los criterios o las 8 reglas de redacción de un texto. El tercer apartado se conforma por diversos documentos que obedecen a intenciones distintas, y se muestran sus lineamientos de redacción. Y la última parte constituye un ejemplo  de los tipos de documentación presentada en la obra.

CONTENIDO

Capítulos

1. La importancia de la comunicación:  En este capítulo la autora resalta que para comunicar algo, se debe trazar un objetivo. Es decir, preguntarnos ¿Qué quiero comunicar?

2. Claridad: Se refiere a que el receptor del mensaje entienda todas y cada una de las palabras, es decir el significado. Y enlista los siguientes aspectos que deben de evitarse para lograr la claridad:

a)     No mezclar ideas.

b)     Párrafos muy largos.

c)     Mala puntuación.

d)     Paréntesis frecuentes.

3. Concisión: Consiste en una comunicación breve, directa y clara, es decir, suprimir elementos innecesarios.

4. Precisión: Constituyen la serie de datos para lograr la comunicación efectiva.

5. Sencillez: Se refiere a no emplear palabras rebuscadas ni “elegantes”.

6. Propiedad: Utilizar las palabras adecuadas al contexto.

7. Cortesía: Significa que el receptor perciba en forma clara que al transmisor le interesan sus asuntos.

8. Armonía: Que auditivamente sea agradable.

9. La idea Positiva: Evitar frases negativas.

10. Estructura de un escrito: Se refiere al esquema de redacción, jerarquizando ideas y siguiendo una lógica clara, precisa y ordenada, tomando en cuenta las 8 reglas básicas.

11. Tipos de correspondencia: comercial, oficial y personal.

12. Carta de Pedido.

13. Carta de Remisión.

14. Carta de Acuse de Recibo de Conformidad.

15. Carta de Acuse de Recibo de Inconformidad.

16. Carta de Solicitud.

17. Carta de cómo lo pide.

18. Carta de no procede.

19. Carta de Solicitud de informes de personas.

20. Carta de aviso.

21. Carta de enterado.

22. Carta de notificación de orden.

23. Carta de no procede en relación a una orden.

24. Carta de presentación.

25. Carta de recomendación.

26. Documentos varios.

27. El oficio.

28. La circular.

29. El memorando.

30. Constancia y certificado.

31. Telegrama.

32. Telefonema.

33. Correspondencia del Género de Convencimiento.

34. Cartas de Convencimiento.

35. Cartas de Cobranzas.

36. Cartas de Reclamación.

37. Cartas de Ajuste.

La autora

Sobre la autora sabemos que fue directora de capacitación de la Asociación Internacional de Servicios Empresariales, capacitadora de la Unidad Coordinadora del Empleo, Capacitación y Adiestramiento U.C.E.C.A., dependencia de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, docente  de la EBC y del Instituto Tecnológico de Estudios Contables y Administrativos, A.C.

El texto forma parte de los acervos bibliográficos del Archivo Histórico EBC, se encuentran en buen estado de conservación y le permitirá al lector adquirir un estilo propio y desarrollar habilidades para redactar. Porque es mediante la escritura que ejercitamos nuestra capacidad de comunicación y expresión.

 

González Saíffe, Ma. del Carmen G. de. Comunicación en la correspondencia empresarial. 2ª ed., México, Editorial Banca y Comercio, S.A., 1990.


[1] Veáse: Método Estructural WH.